Når du bestiller teknikk til en konferanse, er det lett å tenke i utstyr: så mange mikrofoner, en projektor, et lydanlegg. Men den beste bestillingen beskriver ikke utstyret. Den beskriver arrangementet. Da kan leverandøren foreslå riktig løsning, og du unngår både for lite og for mye.
Her er punktene en god bestilling bør inneholde.
Om arrangementet
- Type og formål. Er det en fagkonferanse, et seminar, et kundemøte eller en kongress?
- Dato og tider. Når starter og slutter programmet? Når kan det rigges, og når må lokalet være tomt?
- Antall deltakere. Både i salen og eventuelt på nett.
- Kontaktperson. Hvem kan svare på spørsmål før og under arrangementet?
Om lokalet
Lokalet avgjør mye av den tekniske løsningen. Ta med dette:
- Navn og adresse på lokalet, og en kontaktperson der.
- Størrelsen på salen, takhøyden og hvordan salen skal møbleres.
- Hvilket utstyr lokalet har fra før, og om det kan brukes.
- Adkomst for utstyr: lasteplass, heis, trapper og avstander.
- Strøm og eventuelle begrensninger.
Er du usikker, be om en befaring. Det er ofte den raskeste måten å finne ut hva som trengs.
Om programmet
Programmet er det viktigste grunnlaget for teknikken. Send med et utkast, selv om det ikke er endelig.
- Hvor mange innlegg er det, og hvor lange er de?
- Skal noen tale fra talerstol, mens andre går fritt på scenen?
- Er det paneldebatter, og hvor mange sitter i panelet?
- Skal salen kunne stille spørsmål?
- Er det video med lyd, musikk eller kulturinnslag?
- Er det flere saler eller parallelle sesjoner?
Lyd og mikrofoner
Uklare bestillinger skaper ofte problemer med mikrofonene. Beskriv hvem som skal snakke, og hvordan. Hodebøyle eller myggmikrofon gir frie hender. Håndholdte mikrofoner passer til spørsmål fra salen. Et panel trenger som regel én mikrofon per deltaker.
Bilde og presentasjoner
- Hvor mange skjermer trengs for at alle ser godt?
- Hvilket format har presentasjonene, og hvem leverer dem?
- Trenger talerne en egen skjerm foran seg med notater eller neste lysbilde?
- Skal noen koble til sin egen datamaskin?
- Trengs det fjernkontroll for å bytte lysbilder?
Avtal en frist for når presentasjonene skal leveres, så de kan testes på utstyret som skal brukes.
Strømming og opptak
Skal konferansen strømmes eller tas opp, må det være med fra starten. Det påvirker kamera, lys, lyd og nettilkobling. Beskriv dette:
- Hvem som skal se, og på hvilken plattform.
- Om deltakerne på nett skal kunne stille spørsmål.
- Om opptaket skal brukes etterpå.
- Hvilken nettilkobling lokalet har, og om den er kablet.
Lys
Talerne må være godt synlige, både for salen og for kameraet. Mye dagslys i salen kan gå ut over både skjermbildet og kamerabildet. Si fra om salen har store vinduer.
Bemanning og tidsplan
- Trenger dere tekniker gjennom hele dagen, eller bare til rigg?
- Skal noen ha ansvar for produksjonsledelse og kjøreplan?
- Når skal talerne ha teknisk prøve?
Det du får tilbake
Med en slik bestilling kan leverandøren gi deg et tilbud som viser hva som er inkludert, og hva som eventuelt kommer i tillegg. Det gjør det lettere å sammenligne tilbud, og det gir færre overraskelser på dagen.
Vil du ha hjelp med bestillingen?
Du trenger ikke ha svar på alt før du tar kontakt. Vi går gjerne gjennom punktene sammen med deg. Les mer om konferanseproduksjon og teknisk eventproduksjon, eller be om et uforpliktende tilbud.