Julebordet ligger kanskje langt fram i kalenderen, men planleggingen starter tidligere enn mange tror. Desember er høysesong for lokaler, artister, DJ-er og teknikere, og de mest populære datoene blir booket først. Med en enkel tidslinje får du bedre valg og mindre stress.
Tidslinjen under er et utgangspunkt. Er julebordet stort, eller ønsker dere en bestemt dato eller artist, bør du starte enda tidligere.
Så tidlig som mulig: bestem rammene
- Bestem hvem som skal planlegge, og hvem som tar beslutningene.
- Avklar budsjettet og omtrent hvor mange som kommer.
- Velg en dato, og gjerne en reservedato. Tenk over om fredag, lørdag eller en ukedag passer best.
- Bestem hva slags julebord dere ønsker: tradisjonelt med middag og dans, med et tema eller noe helt annet.
Deretter: book lokalet
Lokalet er ofte det som blir fullbooket først. Når du vurderer et lokale, bør du sjekke kapasitet, mat, sluttid, regler for lydnivå og hvilket teknisk utstyr som finnes. Få bekreftelsen skriftlig.
Når dato og lokale er klare: book underholdning og teknikk
- Bestem om dere ønsker DJ, artist, band eller en kombinasjon.
- Book så tidlig som mulig. Populære navn blir fort opptatt i desember.
- Avklar hva lokalet har av lyd og lys, og hva som må leies inn.
- Tenk på stemningslys. Det er en enkel måte å løfte et lokale på.
Bestiller du underholdning og teknikk fra samme leverandør, blir koordineringen enklere. Da kan teknikken planlegges ut fra det artisten trenger.
God tid før: send invitasjonen
- Send en «hold av datoen»-melding så snart datoen er bestemt.
- Send selve invitasjonen med tid, sted, program og eventuelt antrekk.
- Spør om matallergier og andre hensyn.
- Sett en svarfrist som passer med fristen lokalet gir for endelig antall gjester.
Den siste måneden: detaljene
- Bekreft antall gjester med lokalet.
- Lag en kjøreplan for kvelden: ankomst, middag, taler, underholdning og slutt.
- Avtal hvem som holder tale, og hvor lang den skal være.
- Bestem om dere trenger mikrofon til talene, skjerm til bilder eller noe annet.
- Avklar riggetid med lokalet.
Uken før
- Send kjøreplanen til lokalet, underholdningen og teknikerne.
- Bekreft ankomsttider og kontaktpersoner.
- Gå gjennom musikkønsker med DJ-en, hvis dere har noen.
- Send gjestene en påminnelse med praktisk informasjon.
På dagen
- Teknikerne rigger og tester før gjestene kommer.
- Ta en kort lydprøve med dem som skal holde tale.
- Ha én kontaktperson som kan ta avgjørelser underveis.
- Nyt kvelden. Det er derfor dere har planlagt.
Etterpå
- Takk alle som har bidratt.
- Spør noen av gjestene hva de likte best.
- Skriv ned hva som fungerte, og hva dere vil gjøre annerledes neste år.
Da er første steg i planleggingen av neste julebord allerede tatt.
Vil du slippe å holde i alt selv?
LiveEvent Nordic kan ta hånd om planlegging, DJ eller artist, stemningslys, lyd og teknisk produksjon til julebordet. Lokale og catering kan vi koordinere med samarbeidspartnere etter avtale og tilgjengelighet. Les mer om julebord for bedriften, eller be om et uforpliktende tilbud.