Et hybridarrangement har deltakere både i salen og på nett. Det gir flere muligheten til å være med, men det stiller også større krav til planleggingen. En vanlig feil er å planlegge et vanlig arrangement og sette et kamera bakerst i salen. Da får deltakerne på nett en dårlig opplevelse, og de faller fort fra.
Her er det du bør tenke på.
To publikum, én opplevelse
Deltakerne i salen og deltakerne på nett har ulike behov. De i salen ser scenen, hører lyden i rommet og kan snakke med hverandre i pausene. De på nett ser bare det kameraet viser, og hører bare det mikrofonene fanger opp. De er også mye lettere å miste. E-posten og andre vinduer er bare et klikk unna.
Start derfor med spørsmålet: Hva skal deltakerne på nett oppleve? Skal de bare se på, eller skal de delta aktivt?
Tilpass programmet
- Kortere økter. Det er krevende å følge med på skjerm lenge. Legg inn flere og kortere pauser.
- Variasjon. Veksle mellom innlegg, samtaler, video og spørsmål.
- Egen vert for nett. En person som snakker direkte til deltakerne på nett og tar spørsmålene deres med inn i salen.
- Pausene. Hva skjer på skjermen når salen har pause? Vis tidspunktet for når programmet starter igjen, eller lag eget innhold.
Lyd er viktigst
For deltakerne på nett er dårlig lyd vanskeligere å leve med enn et middels bilde.
- Alle som snakker, må ha mikrofon. Det gjelder også dem som stiller spørsmål fra salen.
- Lyden til sendingen bør mikses for seg, ikke bare tas fra salen.
- Skal deltakerne på nett kunne snakke, må lyden deres testes i salen.
Kamera og bilde
- Bruk mer enn ett kamera hvis budsjettet tillater det. Et nærbilde av taleren og et oversiktsbilde gir variasjon.
- Vis presentasjonene direkte i sendingen, ikke filmet fra skjermen.
- Planlegg hvordan paneler skal vises, så alle deltakerne kommer med i bildet.
Lys
Et kamera trenger mer lys enn øyet. Talerne må være godt opplyst forfra, uten sterkt motlys. Mye dagslys i salen kan gjøre det vanskelig å få et jevnt bilde gjennom dagen.
Nettilkobling
Sendingen blir aldri bedre enn nettilkoblingen. Be om en kablet tilkobling med god kapasitet, og helst en reserveløsning. Sjekk dette tidlig, gjerne på en befaring.
Plattform og deltakelse
- Velg en plattform som passer målgruppen. Er arrangementet åpent, eller skal bare inviterte slippe inn?
- Hvordan stiller deltakerne spørsmål: i et meldingsfelt, med en egen spørsmålsfunksjon eller på video?
- Hvem velger ut spørsmålene, og hvordan kommer de fram til taleren?
- Skal arrangementet tas opp og deles etterpå?
Prøv på forhånd
Gjennomfør en teknisk prøve med talerne, gjerne dagen før eller tidlig samme dag. Test hele kjeden, fra mikrofon og kamera til det deltakerne ser på nett. Ha en plan for hva som skjer hvis sendingen faller ut.
Roller på dagen
Et hybridarrangement trenger flere roller enn et vanlig arrangement. Det trengs tekniker for lyd og bilde i salen, noen med ansvar for sendingen, en vert for deltakerne på nett og noen som følger med på spørsmålene. Avklar hvem som gjør hva før dere starter.
Vil du ha hjelp?
LiveEvent Nordic planlegger og leverer konferanser med strømming og hybride løsninger, med lyd, lys, skjermer og teknikere fra Nordic Sound & Light AS. Les mer om konferanseproduksjon, eller be om et uforpliktende tilbud.