Å arrangere firmafest er morsomt, men det er også mye som skal på plass. Denne sjekklisten tar deg gjennom de viktigste punktene i den rekkefølgen de vanligvis dukker opp. Bruk den som utgangspunkt, og tilpass den til arbeidsplassen din.
1. Bestem formålet
Start med å spørre hvorfor dere skal ha fest. Skal dere feire et godt år, ønske nye kollegaer velkommen eller rett og slett ha det hyggelig sammen? Formålet påvirker alt fra program til budsjett.
- Hva skal gjestene sitte igjen med?
- Er det noe som skal markeres, for eksempel et jubileum eller en milepæl?
- Skal ledelsen si noe, og hvor mye plass skal det få?
2. Sett rammene
- Gjester. Hvem er invitert? Bare ansatte, eller også partnere, kunder eller familie?
- Budsjett. Bestem en totalramme tidlig, og fordel den på lokale, mat, underholdning og teknikk.
- Dato. Sjekk kalenderen for ferier, travle perioder og andre arrangementer. Ha gjerne en reservedato.
- Ansvar. Hvem har siste ord når noe må avgjøres? En liten festkomité med en tydelig leder fungerer ofte godt.
3. Finn lokalet
Lokalet setter rammene for resten av festen. Når du vurderer et lokale, bør du sjekke dette:
- Er det plass til alle gjestene, både til middag og dans?
- Har lokalet eget lydanlegg og lys, og er det godt nok til det dere planlegger?
- Er det nok strøm der underholdningen skal stå?
- Når kan dere rigge, og når må dere være ute?
- Er det regler for lydnivå eller sluttid?
- Er lokalet lett å komme til, også for gjester med nedsatt bevegelighet?
4. Velg underholdning
Underholdningen er ofte det folk husker best. Tenk på hvem gjestene er, og hva slags stemning du ønsker.
- En DJ passer til de fleste fester og kan tilpasse musikken underveis.
- En artist eller et band gir en levende opplevelse og kan bli kveldens høydepunkt.
- Mange kombinerer artist under middagen og DJ etterpå.
Book underholdningen tidlig, særlig hvis festen er en fredag eller lørdag i en travel periode.
5. Planlegg teknikken
Teknikken er lett å glemme, men den merkes godt når den svikter.
- Lyd. Talene må høres ved alle bord. Dansen trenger trykk.
- Mikrofoner. Hvor mange skal snakke, og trenger dere trådløse mikrofoner?
- Lys. Stemningslys gjør et vanlig lokale til et festlokale.
- Skjerm. Skal dere vise bilder, video eller en presentasjon?
- Tekniker. Hvem passer på at alt fungerer gjennom kvelden?
6. Lag en kjøreplan
En kjøreplan er en oversikt over kvelden, med tidspunkter og hvem som gjør hva. Den trenger ikke være lang, men den bør dekke dette:
- Når gjestene kommer, og hva som møter dem.
- Når maten serveres.
- Når talene holdes, og hvem som holder dem.
- Når underholdningen starter og slutter.
- Når festen er over, og når lokalet må være ryddet.
Del kjøreplanen med lokalet, underholdningen og teknikerne i god tid før festen.
7. Send invitasjonen
Send invitasjonen tidlig, så folk kan sette av datoen. Fortell hvor og når festen er, hva som skjer, og om det er tema eller antrekk. Spør om matallergier og andre hensyn dere bør ta.
8. Dagen før og på dagen
- Bekreft tidene med alle leverandørene.
- Sjekk at kjøreplanen er oppdatert.
- Avtal hvem som er kontaktperson på stedet.
- Sett av tid til lydprøve før gjestene kommer.
9. Følg opp etterpå
Spør noen av gjestene hva de likte, og hva som kunne vært bedre. Skriv det ned mens det er ferskt. Da har du et godt utgangspunkt neste gang.
Vil du ha hjelp?
LiveEvent Nordic kan ta hånd om hele planleggingen eller bare deler av den. Vi leverer DJ, artister, lyd, lys og teknisk gjennomføring, og kan koordinere lokale og catering med samarbeidspartnere etter avtale og tilgjengelighet. Les mer om firmafest, eller be om et uforpliktende tilbud.