Hva gjør et eventbyrå – og når lønner det seg?

Et eventbyrå planlegger og gjennomfører arrangementer på vegne av andre. For en bedrift betyr det at noen med erfaring tar ansvaret for helheten – fra første idé til siste gjest har gått hjem – mens dere kan konsentrere dere om innholdet og menneskene. Men hva gjør byrået egentlig, og når er det verdt pengene?

Hva et eventbyrå gjør

Oppgavene varierer med arrangementet, men et fullservice eventbyrå tar som regel seg av det meste av dette:

• Konsept og mål: hva skal arrangementet oppnå, og hvordan skal det oppleves?
• Budsjett og leverandører: innhente tilbud, forhandle, koordinere og følge opp
• Lokale, mat og logistikk: sted, servering, transport og eventuelt overnatting
• Program og innhold: kjøreplan, foredragsholdere, konferansier og pauser
• Teknisk produksjon: lyd, lys, scene, LED-skjermer og teknikere
• Underholdning: artister, band, DJ eller show
• Deltakerhåndtering: invitasjoner, påmelding, spesielle behov, innsjekking og informasjon underveis
• Prosjektledelse på dagen: én person som holder i tråden og løser det som dukker opp
• Evaluering: hva fungerte, og hva bør gjøres annerledes neste gang?

Det viktigste byrået leverer, er ofte ikke én enkelt tjeneste, men at alle delene henger sammen. Lyd som er tilpasset lokalet, et program som tar høyde for at bussen kan bli forsinket, og en kjøkkenliste som stemmer med påmeldingene.

Ikke alle eventbyråer er like

Noen byråer planlegger og koordinerer, og leier inn alt det praktiske fra underleverandører. Andre har egen teknikk, egne teknikere eller egne systemer for påmelding. Begge deler kan fungere godt, men det påvirker hvor mange ledd informasjonen må gjennom, og hvem som har ansvaret når noe må endres i siste liten.

Spør derfor alltid: Hva gjør dere selv, og hva kjøper dere inn?

Når lønner det seg å bruke eventbyrå?

Det lønner seg ofte når ett eller flere av disse punktene stemmer:

• Arrangementet er stort eller går over flere dager. Jo flere deler, jo mer koordinering.
• Det er mye teknikk. Scene, LED-skjermer, mange mikrofoner eller strømming krever folk som kan det.
• Deltakerne reiser. Fly, buss, hotellrom og romdeling er tidkrevende å holde styr på.
• Det stilles spesielle krav til oppfølging. Allergier, tilrettelegging, VIP-gjester, foredragsholdere og personvern krever gode rutiner.
• Arrangementet er viktig for merkevaren. En produktlansering eller en kickoff for hele bedriften har lite rom for feil.
• Dere har ikke tiden internt. Planlegging tar nesten alltid mer tid enn man tror, og den tiden går fra noe annet.

Det siste punktet er det mest undervurderte. En ansatt som skal planlegge en konferanse ved siden av sin vanlige jobb, bruker fort mange uker på e-post, regneark og telefoner. Den tiden er også en kostnad, selv om den ikke står i budsjettet.

Når kan dere klare dere selv?

Ikke alt trenger et byrå. Et frokostmøte, et internt fagseminar eller en enkel sommeravslutning klarer mange bedrifter fint på egen hånd – særlig hvis lokalet har det meste på plass. Da kan det være nok med et godt verktøy for invitasjon og påmelding, eller å leie inn teknikk til den delen dere ikke kan selv.

Et godt eventbyrå sier fra når dere ikke trenger hele pakken.

Hva koster et eventbyrå?

Det finnes ikke én pris. Noen byråer tar betalt for planlegging og prosjektledelse som en egen post, andre gir en samlet pris for hele leveransen. Uansett modell bør tilbudet vise hva som er inkludert, hva som kommer i tillegg, og hva som skjer hvis antallet deltakere endrer seg.

Sammenlign tilbud på like forutsetninger, og regn med den interne tiden dere sparer. Det billigste tilbudet er ikke alltid det rimeligste når alt er tatt med.

Det bør dere ha klart før første møte

Byrået kan hjelpe med alt, men dere kommer raskere i gang med noen svar på forhånd:

1. Hva er formålet med arrangementet?
2. Omtrent når, og hvor mange deltakere?
3. Har dere et sted i tankene, eller skal byrået foreslå?
4. Hvilken budsjettramme jobber dere innenfor?
5. Er det spesielle krav – til tilgjengelighet, personvern, sikkerhet eller oppfølging av enkeltdeltakere?

Det er helt greit å ikke ha alle svarene. Et godt første møte handler like mye om å finne ut hva dere egentlig trenger.

Slik jobber LiveEvent Nordic

LiveEvent Nordic er eventbyrået i Nordic Sound & Light AS. Vi planlegger og produserer bedriftsarrangementer som konferanser, firmafester, kickoff og julebord.

Vi har egen teknisk produksjon med lyd, lys, scene, LED og teknikere, og underholdning gjennom Nordic Gig. Dermed har dere ett kontaktpunkt for planlegging, teknikk og program.

Til påmelding og deltakeroppfølging bruker vi vår egen arrangementsplattform med påmeldingssystem, arrangementsapp, QR-innsjekking, navneskilt, chat, program og rapporter. Plattformen kan også kjøpes alene, hvis dere vil gjennomføre arrangementet selv.

Neste steg

Fortell oss kort hva dere planlegger, så foreslår vi et opplegg og setter opp et uforpliktende tilbud.