Mange eventbyråer ligner hverandre på nettsidene. Forskjellene merkes først når noe må endres i siste liten, når budsjettet presses, eller når en deltaker med alvorlig allergi står i matkøen. Her er spørsmålene som hjelper deg å finne et byrå som passer bedriften – før kontrakten er signert.
Start med en god brief
Jo tydeligere dere er, jo bedre og mer sammenlignbare tilbud får dere. En brief trenger ikke være lang, men bør svare på:
- Formål: hva skal arrangementet oppnå?
- Målgruppe: ansatte, kunder, partnere eller en blanding?
- Omfang: dato eller periode, varighet og omtrent antall deltakere
- Sted: har dere et lokale, eller skal byrået foreslå?
- Budsjettramme: et omtrentlig tall gir bedre forslag enn ingen tall
- Spesielle krav: allergier, tilrettelegging, personvern, VIP-gjester, reise og hotell
Skriv gjerne også hva som fungerte og ikke fungerte sist dere arrangerte noe lignende. Det gir byrået et langt bedre utgangspunkt enn en tom side.
Send den samme briefen til alle byråene dere vurderer. Da sammenligner dere like tilbud.
Spørsmål om erfaring og forståelse
- Har dere gjort lignende arrangementer før? Be om eksempler med omtrent samme størrelse og type.
- Hvem blir vår kontaktperson, og hvem er til stede på dagen? Det er en fordel om det er de samme.
- Hva tror dere blir det vanskeligste med vårt arrangement? Et godt byrå har et svar, og det er sjelden «ingenting».
- Kan vi snakke med en tidligere kunde? En referanse sier ofte mer enn en presentasjon.
Legg merke til om byrået stiller spørsmål tilbake. Et byrå som sier ja til alt i første møte, har kanskje ikke forstått oppdraget.
Spørsmål om leveransen
- Hva gjør dere selv, og hva leier dere inn? Det gjelder særlig teknikk, teknikere, underholdning og påmeldingssystem.
- Hvem har ansvaret hvis en underleverandør svikter? Svaret bør være byrået, ikke dere.
- Hvordan sikrer dere at lyd og bilde fungerer? Spør om befaring, lydsjekk og prøvekjøring med foredragsholderne.
- Hvordan ser kjøreplanen ut, og når får vi den?
- Hva er plan B? Ved dårlig vær, strømbrudd, sykdom eller forsinket transport.
Når teknisk produksjon og underholdning ligger hos samme aktør som planleggingen, blir det færre ledd. Det er ikke et krav, men det gjør det enklere å plassere ansvaret.
Spørsmål om pris og avtale
- Hva er inkludert i prisen, og hva kommer i tillegg?
- Er prisene oppgitt med eller uten mva.?
- Hvordan prises planlegging og prosjektledelse?
- Hva skjer med prisen hvis antallet deltakere går opp eller ned?
- Hvilke frister gjelder for endelig antall, endringer og avbestilling?
- Hvordan er betalingsplanen?
Be om et spesifisert tilbud. En totalsum uten poster gjør det vanskelig å se hvor pengene går – og vanskelig å justere hvis budsjettet må ned.
Spørsmål om deltakerne og personvern
Denne delen blir ofte glemt, men det er gjerne her det skjærer seg. Spør:
- Hvordan foregår invitasjon og påmelding? Eget system, eller regneark og e-post?
- Hvordan håndterer dere allergier og tilrettelegging? Opplysninger om allergier kan være helseopplysninger, og bør behandles deretter.
- Hvem får se opplysningene? Den som sjekker inn gjester, trenger ikke vite hvem som har en allergi.
- Får vi databehandleravtale, og når slettes opplysningene?
- Hvordan følger dere opp VIP-gjester og foredragsholdere? Egen kontaktperson, ankomsttid og tekniske behov.
- Hvordan får deltakerne beskjed hvis noe endres? E-post, SMS, app eller pushvarsler.
Spørsmål om sikkerhet og gjennomføring
- Hvem har ansvaret for sikkerheten på stedet?
- Hvordan er førstehjelp og evakuering planlagt?
- Hvor mange fra byrået er på jobb under arrangementet?
- Hvordan kommuniserer teamet internt på dagen?
Slik sammenligner du tilbudene
Sett tilbudene opp side om side med de samme postene: planlegging, lokale, mat og drikke, teknikk, underholdning, deltakerhåndtering og prosjektledelse. Noter hva som mangler i hvert tilbud. Det billigste tilbudet er ofte det som har utelatt mest.
Vurder også det som ikke står i tallene: hvor godt byrået forsto dere, hvor raskt de svarte, og om dere har lyst til å jobbe sammen med dem i flere måneder.
Tegn på at byrået passer for bedriften
- De foreslår løsninger innenfor budsjettet, og sier fra når noe ikke er realistisk
- De spør om formålet, ikke bare om antall og dato
- De har en plan for deltakerne, ikke bare for scenen
- De er tydelige på hvem som gjør hva, før og under arrangementet
Spør oss også
LiveEvent Nordic er eventbyrået i Nordic Sound & Light AS, med egen teknisk produksjon og underholdning gjennom Nordic Gig. Påmelding og deltakeroppfølging skjer i vår egen arrangementsplattform.
Les mer om oss, se tjenestene våre og referanser. Send gjerne briefen deres til oss også, så får dere et uforpliktende tilbud.