Deltakerne husker sjelden påmeldingsskjemaet eller bussavgangen – med mindre noe gikk galt. God deltakerhåndtering er nettopp det: at alle vet hvor de skal, når de skal være der, og at det de har bedt om, er på plass. Her er det som bør skje i de tre fasene.
Før: invitasjon og påmelding
Send personlige invitasjoner i stedet for én felles lenke. Da ser dere hvem som har åpnet, hvem som har meldt seg på, og hvem som ikke har svart. Del deltakerne i grupper – for eksempel ansatte, kunder, foredragsholdere og gjester – slik at hver gruppe får riktig skjema og riktig informasjon.
Samle det dere trenger i én påmelding: matbehov, tilrettelegging, aktiviteter, transport og overnatting. Bruk spørsmål som bare vises når de er relevante, så blir skjemaet kort for de fleste. Se hvordan det kan gjøres i et påmeldingssystem.
Før: påminnelser, frister og venteliste
- Påminnelser bør gå til dem som ikke har svart, ikke til alle. Det gir høyere svarprosent og færre irriterte mottakere.
- Frister for påmelding og avmelding bør stå tydelig i både invitasjon og bekreftelse.
- Kapasitet og venteliste: når et arrangement eller en aktivitet er full, bør nye påmeldinger havne på venteliste – og rykke opp automatisk når noen melder seg av.
- Bekreftelse: alle som melder seg på, bør få en bekreftelse med det de har valgt, og en lenke for å endre svaret.
Før: reise og hotell
Når deltakerne reiser, blir oppfølgingen fort tung. Samle inn det som trengs allerede i påmeldingen:
- Avreisested og ønsket reisetidspunkt
- Behov for transport mellom flyplass, hotell og lokale
- Innsjekking, utsjekking og romtype
- Hvem som ønsker å dele rom
Lag deretter lister til hotell og transportør med bare de opplysningene de trenger. Send hver deltaker sin egen reiseplan og hotellinformasjon, og gi beskjed med en gang hvis noe endres.
Før: VIP, foredragsholdere og gjester
Noen deltakere trenger mer enn standard oppfølging:
- Foredragsholdere trenger tidspunkt for ankomst og lydsjekk, informasjon om scene og teknikk, frist for presentasjonen og en fast kontaktperson.
- VIP-gjester kan trenge egen ankomst, reservert plass, eget program eller eget vertskap.
- Eksterne gjester og partnere trenger ofte annen informasjon enn de ansatte.
Gi disse gruppene en egen deltakertype, slik at dere kan sende målrettede beskjeder og se status for hver av dem. Avtal hvem i teamet som har ansvaret for hver enkelt.
Før: informasjon deltakerne faktisk leser
Program, adresse, kart, kleskode og kontaktperson bør ligge ett sted – helst på mobilen. En arrangementsapp med personlig program gjør at deltakerne ser det som gjelder dem: sine aktiviteter, sin transport og sitt hotell. Send en kort påminnelse dagen før med det viktigste.
Under: innsjekking og navneskilt
Køen i døra er det første inntrykket. Med QR-kode på mobilen går innsjekkingen raskt, og ved store arrangementer kan flere stasjoner brukes samtidig. Skriv ut navneskilt ved innsjekking i stedet for å lete i en eske med ferdigtrykte skilt – da slipper dere også skilt til dem som ikke kom.
Samtidig ser dere oppmøtet fortløpende, og vet hvem som mangler før bussen går.
Under: kunngjøringer, push og chat
Planer endres. Taleren er forsinket, bussen kommer senere, eller en sesjon flyttes til et annet rom. Da må beskjeden nå alle – eller bare dem det gjelder – med en gang:
- Kunngjøringer og pushvarsler ved endringer og viktige beskjeder
- Chat, der deltakerne kan stille spørsmål til arrangøren
- Oppdatert program, som endrer seg i appen med en gang
Hold beskjedene korte, og ikke send for mange. Et varsel til alle bør faktisk gjelde alle.
Under: spesielle behov på stedet
Det som ble registrert i påmeldingen, må fungere i praksis. Kjøkkenet bør ha en oppdatert allergiliste, gjerne koblet til bordplasseringen. Den som trenger tilrettelegging, bør vite hvem de kan henvende seg til. Og verten for VIP-gjestene bør vite når de kommer.
Etter: evaluering og rapport
Send evalueringen mens opplevelsen er fersk – helst samme dag eller dagen etter. Hold den kort, med noen få spørsmål og ett åpent felt. En evaluering rett i appen er enklere å svare på enn en lenke i en e-post som kommer flere dager senere.
Samle så det viktigste i en rapport:
- Svarprosent på invitasjonen
- Oppmøte, og hvem som ikke kom
- Valg av aktiviteter
- Tilbakemeldinger fra evalueringen
Det gjør neste arrangement enklere å planlegge, og gir ledelsen et svar på hva arrangementet ga.
Etter: takk, materiell og sletting
Send en takk med presentasjoner og bilder som deltakerne har fått lov til å dele. Slett deretter opplysninger dere ikke lenger trenger, særlig om allergier og tilrettelegging, i tråd med lagringsfristen dere har satt. Husk eksportfiler og lister hos hotell og kjøkken.
Hvem gjør hva i arrangørteamet?
Gi hver person en tydelig oppgave og en tilgang som passer: én eier helheten, én har ansvaret for kommunikasjonen, én for reise og hotell, og noen for innsjekkingen. Den som står i døra, trenger ikke se svar om helse og tilrettelegging.
Vanlige feil
- Påminnelser til alle, også dem som allerede har svart
- Endringer som bare sendes på e-post når folk allerede er på stedet
- Ingen fast kontaktperson for foredragsholderne
- Allergilister som ikke er oppdatert etter siste påmelding
- Evaluering som sendes for sent
Slik hjelper vi
LiveEvent Nordic sin arrangementsplattform samler påmeldingssystem, arrangementsapp, QR-innsjekking, navneskilt, chat, program og rapporter. Dere kan bruke den alene, eller la oss ta hele produksjonen av konferansen eller kickoffen. Se pakker og priser, eller be om tilbud.