Mange bedrifter bruker fortsatt regneark og e-post til påmelding. Det fungerer for 20 personer, men blir fort uoversiktlig når det kommer spørsmål om allergier, buss, hotellrom og hvem som ikke har svart. Et påmeldingssystem samler alt – og en arrangementsapp gir deltakerne det de trenger på mobilen.
Hva et påmeldingssystem bør kunne
- Egne spørsmål med logikk, slik at spørsmål om romtype bare vises for dem som trenger overnatting
- Invitasjoner på e-post og SMS med personlige lenker
- Påminnelser til dem som ikke har svart
- Kapasitet, frister og venteliste
- Oversikt over svar og eksport til hotell, transport og catering
Når trenger du en arrangementsapp?
Et rent påmeldingsskjema holder for et frokostseminar. Har arrangementet program over flere dager, aktiviteter, transport eller mange deltakere, gir en app mye mer: personlig program, kunngjøringer, chat, pushvarsler og QR-kode til innsjekking.
Spørsmål du bør stille leverandøren
- Må deltakerne laste ned en app? Det bør være mulig å bruke løsningen i nettleseren.
- Kan appen se ut som vår? Logo, farger og navn bør kunne tilpasses.
- Hvordan behandles personopplysningene? Du er behandlingsansvarlig; leverandøren bør tilby databehandleravtale og slette data etter arrangementet.
- Hvordan foregår innsjekkingen? QR-kode, navneskilt og flere stasjoner samtidig er viktig ved store arrangementer.
- Hvem har tilgang? Flere administratorer med ulike roller, og tofaktor.
Personvern er ikke en detalj
Opplysninger om allergier og tilrettelegging kan være helseopplysninger. Velg et system som bare spør når det er nødvendig, krypterer svarene og sletter dem etter arrangementet. Deltakerlister bør bare vises for andre når deltakerne selv har sagt ja.
Hvordan måle om løsningen fungerer
Et godt system gir deg tall du kan bruke: svarprosent, hvor mange som åpnet invitasjonen, hvem som har sjekket inn, hvilke aktiviteter som ble fulle, og hva deltakerne mente i evalueringen. Det gjør det enklere å planlegge neste arrangement – og å vise ledelsen hva det ga.
Hva med pris?
Påmeldingssystemer prises gjerne per arrangement eller som abonnement, og prisen avhenger ofte av antall deltakere, SMS og hvilke moduler dere trenger. Sammenlign det dere faktisk skal bruke, og husk tiden dere sparer på manuelt arbeid med lister og e-post.
Slik kommer du i gang
Begynn med ett arrangement. Lag påmeldingsskjemaet, test det selv og på en kollega, og send invitasjonen til en liten gruppe først. Når dere har sett hvordan det fungerer, er det enkelt å bruke det samme oppsettet på neste arrangement. Mange systemer lar deg kopiere et tidligere arrangement med skjema, program og meldinger, slik at du slipper å starte fra null.
Hvem i bedriften bør ha tilgang?
Gi bare tilgang til dem som trenger det. Den som sjekker inn gjester i døra, trenger ikke se allergier eller svar på helsespørsmål, og den som lager programmet trenger ikke kunne slette deltakere. Sjekk at systemet har roller og at alt som gjøres logges.
Sjekkliste
- Skjemabygger med betingede spørsmål
- Invitasjoner, påminnelser og svarstatus
- App i nettleseren, i deres profil
- Program, aktiviteter og chat
- QR-innsjekking og navneskilt
- Databehandleravtale, kryptering og sletting
- Rapporter og eksport
Vår løsning
LiveEvent Nordic sin arrangementsplattform har alt dette, og kan kjøpes alene – uten eventproduksjon. Les mer om påmeldingssystemet og arrangementsappen, eller se pakker og priser.