En firmafest skal feire, samle og gi folk lyst til å være med igjen neste år. Det høres enkelt ut, men de fleste problemer på en firmafest kan spores tilbake til noe som ikke ble bestemt tidlig nok. Her er fremgangsmåten vi bruker.
1. Bestem hva festen skal oppnå
Er det en ren feiring, en markering av et godt år, eller en anledning til å samle avdelinger som sjelden møtes? Svaret påvirker alt fra program til hvor mye tid det skal være til mingling.
2. Velg dato tidlig
Populære datoer – særlig før jul og i juni – går raskt. Sjekk kalenderen for ferier, travle perioder og andre arrangementer i bransjen før dere bestemmer dato.
3. Finn riktig lokale
Lokalet avgjør stemningen og hva som er mulig. Tenk på:
- Antall gjester, både til bords og ved stående mingling
- Tilkomst og hjemreise
- Strøm, rigging og takhøyde for lys og lyd
- Om lokalet har skjenkebevilling og kjøkken
4. Lag et program med rytme
Et godt program veksler mellom energi og ro: velkomst, middag, taler, underholdning og dans. Hold talene korte og planlegg når de skal være. Underholdning og DJ kan du finne gjennom underholdningstjenestene våre.
5. Inviter og samle inn påmeldinger
En digital invitasjon med påmelding sparer mye arbeid. Spør om matbehov, transport og eventuelt overnatting i samme skjema, og send påminnelser til dem som ikke har svart. Med arrangementsplattformen får gjestene også program og praktisk informasjon på mobilen.
6. Teknikken
Lyd til taler, musikk til dansegulvet og lys som skaper stemning er det som gjør et lokale til en festsal. Se tekniske løsninger.
7. Gjennomføringen
Ha én person som eier kjøreplanen den kvelden, og som vet hvem som gjør hva. Det gjør at resten av dere kan være gjester.
Det som ofte går galt
- Talene tar for lang tid. Avtal maks taletid med alle på forhånd, og ha en konferansier som holder tiden.
- Musikken starter for sent. Folk går hjem hvis det blir et hull mellom middag og dans.
- Ingen tenkte på hjemreisen. Avtal transport eller send informasjon om kollektivtilbud.
- Dårlig lyd under talene. Det er den vanligste klagen, og den enkleste å unngå.
Gjør det enkelt for gjestene
Gjester som vet hva som skjer, slapper av. Send program, tider, kleskode og adresse i god tid, og påminnelse dagen før. Med en arrangementsapp har gjestene alt på mobilen, og dere kan sende beskjeder underveis.
Når bør du begynne å planlegge?
For en større firmafest er det lurt å starte flere måneder før. Populære datoer, særlig i desember og før sommeren, blir fort opptatt, både for lokaler, artister og teknikk. Jo tidligere dere bestemmer dato og omfang, jo flere valg har dere – og jo enklere er det å holde budsjettet.
Tidsplan i korte trekk
- 4–6 måneder før: mål, budsjett, dato og lokale
- 2–3 måneder før: program, underholdning og teknikk
- 6–8 uker før: invitasjon og påmelding
- 1–2 uker før: kjøreplan, bordplassering og påminnelser
- Etterpå: takk og en kort evaluering
Vil du ha hjelp?
Vi planlegger og produserer firmafester med program, teknikk og deltakerhåndtering. Send en forespørsel, så hører du fra oss.