En konferanse er mange små prosjekter på én gang: innhold, lokale, teknikk, mat, reise, deltakere og kommunikasjon. Det er sjelden én stor ting som går galt, men mange små som ikke ble avklart tidsnok. Bruk denne sjekklisten som utgangspunkt, og tilpass den til størrelsen på arrangementet.
1. Idé og mål
- Hvorfor arrangerer vi konferansen?
- Hvem er målgruppen – ansatte, kunder, partnere eller bransjen?
- Hva skal deltakerne sitte igjen med?
- Hvordan vet vi om den var vellykket?
Skriv svarene ned. De er nyttige hver gang dere skal ta et valg senere.
2. Rammer og ansvar
- Dato eller periode, og antall dager
- Omtrent antall deltakere
- Budsjettramme, med en buffer til uforutsette kostnader
- Hvem eier prosjektet internt, og hvem tar beslutningene?
- Skal vi gjøre det selv, eller bruke eventbyrå?
3. Lokale
- Plass til alle i plenum, og eventuelt grupperom til parallelle sesjoner
- Takhøyde, strøm og rigging for scene, lys og skjermer
- Tilgjengelighet: trinnfri adkomst, heis, toaletter og hørselsslynge
- Servering, pauseareal og plass til mingling
- Overnatting i nærheten og tilkomst med kollektivtransport
- Befaring før kontrakten signeres
4. Program og innhold
- Hovedtema og rød tråd
- Foredragsholdere og moderator eller konferansier
- Realistiske tider, med pauser og buffer mellom innslagene
- Parallelle sesjoner og workshops, med kapasitet
- Frister for presentasjoner fra foredragsholderne
Et program uten luft holder sjelden tiden. Gjør pausene lange nok til at folk rekker både toalett og kaffe.
5. Teknikk
- Lyd til talere, panel og spørsmål fra salen
- Lys på scenen, slik at talerne syns – også på bilder og video
- Scene og LED-skjerm eller projektor i riktig størrelse for salen
- Presentasjonsflyt: hvem styrer lysbildene, og hvor er reservekopien?
- Eventuelt opptak eller strømming
- Teknikere til stede under hele konferansen
- Lydsjekk og prøvekjøring med foredragsholderne
Les mer om teknisk eventproduksjon.
6. Invitasjon og påmelding
- «Hold av datoen» tidlig, gjerne før programmet er klart
- Personlige invitasjoner og påmeldingsskjema
- Spørsmål om matbehov, tilrettelegging, aktiviteter, reise og overnatting – bare når det trengs
- Påmeldingsfrist, kapasitet og venteliste
- Påminnelser til dem som ikke har svart
- Personvern: formål, tilgang, sletting og databehandleravtale
Et påmeldingssystem sparer mye tid sammenlignet med regneark og e-post.
7. Reise, hotell og transport
- Romkvote og frist for å frigi rom
- Lister til hotellet med navn, datoer og romtype
- Transport mellom flyplass, hotell og lokale
- Egen reiseplan til hver deltaker
Hotellrom i populære perioder blir fort borte. Avtal romkvoten tidlig, og sett en frist der ubrukte rom frigis, slik at dere ikke betaler for rom ingen bruker.
8. Mat og drikke
- Måltider og pauseservering gjennom dagen
- Allergiliste til kjøkkenet, oppdatert etter siste påmelding
- Middag og eventuell skjenking på kvelden
Spør kjøkkenet hvordan maten merkes med allergener, og avtal hvem deltakere med spesielle behov kan henvende seg til ved serveringen.
9. Sosialt program og underholdning
En konferanse over flere dager trenger ofte et sosialt program med middag, aktiviteter og underholdning. Avklar tidlig om dere vil ha konferansier, artist, band eller DJ. Se artist og underholdning.
10. Kjøreplan og roller
- Kjøreplan med minutt-for-minutt-oversikt for selve dagen
- Hvem har ansvaret for scene, teknikk, foredragsholdere, innsjekking, mat og VIP-gjester?
- Kontaktliste for teamet og leverandørene
- Plan B for sykdom, forsinkelser, strømbrudd og dårlig vær
- Sikkerhet, førstehjelp og evakuering
11. Gjennomføring
- Innsjekking med QR-kode og navneskilt
- Program, kart og praktisk informasjon på mobilen
- Kunngjøringer og pushvarsler ved endringer
- Spørsmål fra salen, for eksempel via chat
- Én person som eier kjøreplanen og tar beslutninger underveis
En arrangementsapp samler program, beskjeder og QR-kode på ett sted.
12. Evaluering og oppfølging
- Evaluering til deltakerne samme dag eller dagen etter
- Rapport med svarprosent, oppmøte og tilbakemeldinger
- Takk til deltakere, foredragsholdere og leverandører
- Presentasjoner og materiell til dem som skal ha det
- Intern gjennomgang: hva gjentar vi, og hva gjør vi annerledes?
- Sletting av personopplysninger dere ikke lenger trenger
Tidslinje i korte trekk
For en større konferanse kan denne tidslinjen være et utgangspunkt:
- 6–12 måneder før: mål, rammer, dato, lokale og hotell
- 4–6 måneder før: program, foredragsholdere, teknikk og underholdning
- 2–3 måneder før: invitasjon og påmelding
- 3–4 uker før: påminnelser og lister til hotell, transport og kjøkken
- 1 uke før: kjøreplan, tider for lydsjekk og siste informasjon til deltakerne
- Etterpå: evaluering, rapport og takk
Mindre konferanser kan planlegges på kortere tid, men populære lokaler og datoer blir fort opptatt.
Vil dere ha hjelp?
LiveEvent Nordic planlegger og produserer konferanser med egen teknisk produksjon, underholdning gjennom Nordic Gig og egen arrangementsplattform for påmelding, app og innsjekking. Plattformen kan også kjøpes alene, hvis dere vil gjennomføre konferansen selv. Be om et uforpliktende tilbud.