«Hva koster det?» er nesten alltid det første spørsmålet – og det er umulig å svare på uten å vite mer. En firmafest for 50 i et restaurantlokale og en for 400 med scene og artist er to helt ulike prosjekter. Det du kan gjøre, er å sette opp budsjettet riktig fra starten.
Postene i budsjettet
De fleste firmafester har de samme hovedpostene:
- Lokale: leie, rigging og eventuelt vakthold
- Mat og drikke: ofte den største posten
- Teknikk: lyd, lys, scene og eventuelt skjermer
- Underholdning: DJ, band, konferansier eller show
- Dekor og profilering
- Produksjon og prosjektledelse
- Transport og overnatting, hvis gjestene reiser
Det som påvirker prisen mest
Antall gjester påvirker nesten alle poster. Dato spiller inn: helgene før jul er mest etterspurt. Lokalet avgjør hvor mye teknikk og dekor som trengs – et tomt lokale krever mer enn et ferdig selskapslokale. Underholdning spenner fra en DJ til kjente artister.
Prisnivå
Prisen på en firmafest varierer mer enn mange tror – fra en enkel fest i et ferdig selskapslokale til et helt arrangement med scene, artist og egen produksjon. Den sikreste måten å få et realistisk tall på er et spesifisert tilbud ut fra antall gjester, dato og ambisjonsnivå. Hos oss får dere et uforpliktende tilbud der hver post er synlig, så dere ser hva som kan justeres.
Slik setter du opp budsjettet
- Start med antall og ambisjon: hvor mange, og hvor stort skal det være?
- Sett av til mat og drikke først, siden det er den største og mest faste posten.
- Prioriter det gjestene husker: god lyd under talene og en stemning som får folk ut på dansegulvet.
- Ha en buffer på rundt ti prosent til uforutsette kostnader.
Eksempel på hvordan budsjettet fordeler seg
Hvordan budsjettet fordeler seg, avhenger av hva dere prioriterer. For mange firmafester er mat og drikke den største posten, fulgt av lokale og underholdning. Teknikk, dekor og produksjon utgjør ofte en mindre del, men er det gjestene merker mest når det ikke fungerer.
Sett opp budsjettet som en tabell med postene over, og fyll inn tall fra konkrete tilbud. Da ser du raskt hvor endringer gir størst effekt – og hva som skjer med totalen hvis antallet gjester endrer seg.
Spørsmål å stille alle leverandører
- Hva er inkludert, og hva kommer i tillegg?
- Er prisen oppgitt med eller uten mva?
- Hva skjer hvis antallet gjester endres?
- Hvilke avbestillingsregler gjelder?
- Når må endelig antall være klart?
Husk tiden internt
Det er lett å glemme at noen i bedriften bruker mange timer på planlegging, påmelding og oppfølging. Den tiden er også en kostnad. Et påmeldingssystem eller et eventbyrå som tar hele firmafesten kan spare mye arbeid.
Hvor kan du spare?
- Velg en dato som ikke er den mest populære
- Velg et lokale som passer størrelsen – et for stort lokale krever mer dekor og teknikk
- Bruk digital invitasjon og påmelding i stedet for manuelle lister – det sparer arbeidstimer (les om påmeldingssystemet)
Når budsjettet er stramt
Velg heller færre ting og gjør dem godt. En god middag, et lokale som passer og lyd som fungerer gir en bedre kveld enn mange halve løsninger. Spør leverandørene hva de kan tilby innenfor rammen dere har – ofte finnes det enklere alternativer som fortsatt holder.
Hvor bør du ikke spare?
Lyd og lys. Dårlig lyd under talene og et mørkt dansegulv merkes med en gang, og er ofte en liten del av totalen.
Få et konkret tall
Send oss dato, antall gjester og hva dere ser for dere, så setter vi opp et uforpliktende tilbud med alle postene.